Secrétaire-Assistant(e) au sein de l’Agence Grand Sud-Ouest
Aujourd’hui, l’agence Grand Sud-Ouest recherche une.e secrétaire assistant.e en CDI, temps plein, poste basé à Pessac, pour compléter ses équipes.
Missions du poste
- Assurer les tâches courantes de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de l’Agence.
- En appui aux équipes administrative et comptable de l’agence, assurer l’assistance administrative auprès du Directeur d’agence et des chefs de centre.
Activités du poste
- Gestion administrative :
- Gestion des contrats de travaux et de vente de bois, des consultations et envois,
- Suivis des bons de commande pour les travaux (exploitation, sylviculture, …),
- Suivi et actualisation des données dans l’ERP.
- Rédaction et mise en forme de rapports et compte rendus techniques : visite de massif, expertises réunion clients bois.
- Secrétariat de l’agence :
- Gestion des moyens généraux (courrier, fournitures).
- Assurer le suivi des équipements du personnel : EPI, matériel forestier, suivi des véhicules et des équipements de l’agence,
- Rédaction et mise en forme de documents,
- Gestion du courrier de l’agence (classement, rédaction, envoi),
- Classement de documents administratifs.
- Actualisation des bases de données (fichiers Excel- ERP)
- Compléter et mettre à jour les bases propres au fonctionnement de l’agence (véhicules, matériels, personnel…),
- Mise à jour des bases liées à l’activité des forêts (Documents de Gestion Durable, massifs, chasses, …).
Profil souhaité
Formation : Bac +2, type BTS ou DUT minimum en gestion PME/PMI, assistanat de Direction ou en comptabilité
Expérience : Minimum 3 à 5 ans sur un poste similaire
Informatique :
- Maîtrise indispensable des outils du Pack Office (Word, PowerPoint, Excel), messagerie Outlook /outils Visio « Teams ».
- Aisance sur un logiciel de comptabilité et de gestion de base de données.
Langue : Parfaite maîtrise du français écrit et oral
Permis de conduire fortement recommandé : prévoir des déplacements ponctuels sur le terrain auprès des équipes techniques en Occitanie & Nouvelle Aquitaine
Savoir être : Discrétion et sens de la confidentialité, bon relationnel, rigueur et organisation, efficacité, capacité d’adaptation, force de proposition.
Nous encourageons l’inclusion et la diversité dans une démarche en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap, et de la valorisation de toutes les singularités, dans la mesure de la compatibilité avec les exigences du poste.
